Jakie są różnice między najmem prywatnym a instytucjonalnym?

Najem Prywatny vs. Instytucjonalny: Kompletny Przewodnik po Świecie Wynajmu

Marzysz o własnym kącie, ale zakup mieszkania to na razie pieśń przyszłości? A może posiadasz nieruchomość i zastanawiasz się, jak najkorzystniej ją wynająć? Rynek najmu w Polsce oferuje coraz więcej możliwości, a dwie główne formy – najem prywatny i instytucjonalny – różnią się od siebie bardziej, niż mogłoby się wydawać. Czy wiesz, która opcja będzie dla Ciebie najlepsza? Przygotuj się na solidną dawkę wiedzy, która rozwieje Twoje wątpliwości!

Co to w ogóle jest? Dwa oblicza wynajmu

Zacznijmy od podstaw, aby dobrze zrozumieć, o czym mówimy. Zarówno najem prywatny, jak i instytucjonalny, służą temu samemu celowi – oddaniu nieruchomości do używania w zamian za czynsz. Diabeł tkwi jednak w szczegółach, a te detale mają ogromne znaczenie dla obu stron umowy.

Najem prywatny – klasyka gatunku

To forma, którą większość z nas zna najlepiej. W najmie prywatnym wynajmującym jest zazwyczaj osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa zawierana jest bezpośrednio między właścicielem a najemcą, a jej podstawą prawną jest Kodeks cywilny oraz w pełni Ustawa o ochronie praw lokatorów. Charakteryzuje się często większą elastycznością w negocjowaniu warunków i bardziej osobistym kontaktem z właścicielem.

Najem instytucjonalny – nowa era wynajmu

Najem instytucjonalny to stosunkowo nowa forma, wprowadzona do polskiego prawa w 2017 roku. Jest to wynajem lokali mieszkalnych prowadzony przez podmioty profesjonalne, takie jak firmy, fundusze inwestycyjne czy deweloperzy, którzy zajmują się wynajmowaniem na skalę biznesową. Ma on na celu przede wszystkim zapewnienie większej ochrony interesów wynajmującego. W tym modelu najemcy często mogą liczyć na bardziej ustandaryzowane procedury i dostęp do dodatkowych udogodnień, np. obsługi technicznej czy przestrzeni wspólnych.

Kluczowe różnice na stół!

Teraz przejdźmy do konkretów, które realnie wpływają na życie najemcy i wynajmującego.

Kto jest kim? Strony umowy

• Najem prywatny: Wynajmującym jest osoba fizyczna, która zazwyczaj nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie najmu. Najemcą jest zawsze osoba fizyczna.
• Najem instytucjonalny: Wynajmującym musi być podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali (osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna). Najemcą jest osoba fizyczna.

Podstawa prawna i co z tego wynika

• Najem prywatny: W pełni podlega przepisom Kodeksu cywilnego oraz Ustawy o ochronie praw lokatorów. Oznacza to, że najemca korzysta z pełnego zakresu ochrony przewidzianej w tej ustawie.
• Najem instytucjonalny: Jest regulowany Ustawą o ochronie praw lokatorów, ale ze znacznymi modyfikacjami i wyłączeniami niektórych przepisów, co głównie służy zabezpieczeniu interesów wynajmującego.

Bezpieczeństwo najemcy – co z tą ochroną?

• Najem prywatny: Najemcy przysługuje prawo do lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego w przypadku eksmisji, a także pełna ochrona przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem umowy i podwyżkami czynszu niezgodnymi z ustawą.
• Najem instytucjonalny: Kluczową różnicą jest obowiązek dołączenia do umowy notarialnego oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy. Co ważne, najemca w tym trybie z góry zrzeka się prawa do lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego.

Formalności i podatki – skarbowy nadzór

• Najem prywatny: Od 2023 roku jedyną formą opodatkowania dla osób prywatnych jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% dla przychodów do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki powyżej tej kwoty. Co istotne, nie można odliczać kosztów uzyskania przychodu (np. remontów czy amortyzacji).
• Najem instytucjonalny: Ponieważ wynajmujący to podmiot prowadzący działalność gospodarczą, ma do wyboru różne formy opodatkowania, np. zasady ogólne (skala podatkowa), podatek liniowy lub ryczałt ewidencjonowany. Dzięki temu możliwe jest odliczanie kosztów, takich jak wydatki na remonty, ubezpieczenie czy amortyzacja nieruchomości. Wymaga notarialnego poświadczenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji.

Kaucja i jej zwrot – o co tu chodzi?

• Najem prywatny: Kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu (choć w praktyce rzadko jest tak wysoka) i jest zwracana po zakończeniu umowy najmu i opróżnieniu lokalu.
• Najem instytucjonalny: Kaucja nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu. Wynajmujący może z niej potrącać należności już w trakcie trwania umowy, np. za niezapłacony czynsz, a najemca ma obowiązek uzupełnienia kaucji do pełnej wysokości. Jest zwracana w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu.

Eksmisja – trudny temat, różne drogi

• Najem prywatny: Proces eksmisji jest często długotrwały i wymaga sądowego orzeczenia. W wielu przypadkach sąd orzeka o prawie do lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego, co znacząco wydłuża proces odzyskania nieruchomości przez właściciela.
• Najem instytucjonalny: Dzięki notarialnemu oświadczeniu o poddaniu się egzekucji, procedura eksmisji jest znacznie szybsza i uproszczona. Wynajmujący nie musi czekać na lokal socjalny, a eksmisja może być przeprowadzona niezależnie od pory roku.

Czas trwania umowy

• Najem prywatny: Umowy mogą być zawierane na czas oznaczony (często roczny, z możliwością przedłużenia) lub nieoznaczony. Najem okazjonalny (szczególny rodzaj najmu prywatnego) jest ograniczony do maksymalnie 10 lat.
• Najem instytucjonalny: Zawsze zawierany jest na czas oznaczony, ale bez górnego limitu – może być dłuższy niż 10 lat i nie przekształca się automatycznie w umowę na czas nieoznaczony. Zapewnia to większą stabilność wynajmującemu.

Który typ najmu jest dla Ciebie?

Wybór między najmem prywatnym a instytucjonalnym zależy od Twoich indywidualnych potrzeb i priorytetów.

Kiedy najem prywatny wygrywa?

• Jeśli cenisz sobie bardziej osobisty kontakt z właścicielem i możliwość negocjacji niestandardowych warunków.
• Szukasz większej różnorodności w ofercie mieszkań – od klimatycznych loftów po przytulne kawalerki, często z unikalnym stylem wykończenia.
• Jako najemca zależy Ci na szerszej ochronie prawnej, np. w kontekście eksmisji i prawa do lokalu socjalnego.
• Jako wynajmujący nie prowadzisz działalności gospodarczej i preferujesz prostsze rozliczenia podatkowe (ryczałt).

Kiedy najem instytucjonalny to strzał w dziesiątkę?

• Jako najemca szukasz stabilności, przewidywalności i profesjonalnej obsługi.
• Zależy Ci na jasnych zasadach, ustandaryzowanych umowach i często na dodatkowych udogodnieniach oferowanych przez większych graczy na rynku (np. recepcja, siłownia, serwis techniczny).
• Jesteś firmą poszukującą mieszkań dla swoich pracowników – ten model oferuje większe bezpieczeństwo i przejrzystość.
• Jako wynajmujący prowadzisz działalność gospodarczą i priorytetem jest dla Ciebie maksymalne zabezpieczenie przed problemami z nieuczciwymi najemcami, uproszczona eksmisja i możliwość odliczania kosztów od podatku.

Wybór z głową: Podsumowanie dla przyszłych najemców i wynajmujących

Zarówno najem prywatny, jak i instytucjonalny mają swoje unikalne cechy, zalety i potencjalne wady. Kluczem do sukcesu jest świadomy wybór, dopasowany do Twoich oczekiwań i sytuacji życiowej.

• Jeśli jesteś najemcą, zastanów się, czy bardziej cenisz sobie elastyczność i pełną ochronę lokatora (najem prywatny), czy stabilność, profesjonalizm i ustandaryzowane warunki (najem instytucjonalny), godząc się na mniejszą ochronę w przypadku eksmisji.
• Jeśli jesteś wynajmującym, rozważ, czy chcesz działać na mniejszą skalę, korzystając z ryczałtu i stawiając czoła potencjalnym wyzwaniom związanym z eksmisją (najem prywatny), czy też preferujesz profesjonalne podejście, możliwość odliczania kosztów i uproszczoną procedurę odzyskiwania lokalu (najem instytucjonalny), co jednak wiąże się z koniecznością prowadzenia działalności gospodarczej i dodatkowymi formalnościami (akt notarialny).

Niezależnie od wyboru, zawsze dokładnie czytaj umowę i w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem. Pamiętaj, że dobrze przygotowana umowa to podstawa spokojnego i bezpiecznego wynajmu dla obu stron.

FAQ – najczęściej zadawane pytania